Jak wybrać najlepszy program do ewidencji czasu pracy?

Program do ewidencji czasu pracy wspiera pracodawców w realizacji obowiązków wynikających z Kodeksu Pracy. Elektroniczne systemy eliminują błędy, automatyzują procesy kadrowe i chronią przed sankcjami finansowymi. Wybór odpowiedniego narzędzia decyduje o sprawności zarządzania zespołem i zgodności z przepisami.

Dlaczego warto wybrać program do ewidencji czasu pracy od inEwi? Stanowi on nieocenione wsparcie. Artykuł 149 § 1 Kodeksu Pracy zobowiązuje bowiem każdego pracodawcę do prowadzenia imiennej dokumentacji czasu pracy pracowników:

• podstawowym celem ewidencji jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia oraz świadczeń związanych z wykonywaną pracą;
• pracodawca zobligowany jest również do udostępnienia dokumentacji pracownikowi na jego żądanie, co stanowi jedno z fundamentalnych praw zatrudnionego;
• kodeks nie określa sztywnej formy prowadzenia ewidencji – może być papierowa lub elektroniczna, jednak musi spełniać konkretne wymogi prawne.

Dokumentacja powinna zawierać liczbę przepracowanych godzin, godziny rozpoczęcia i zakończenia dnia roboczego, pracę w porze nocnej, nadgodziny, dni wolne oraz urlopy. Pracodawca musi rejestrować czas pracy zarówno pracowników fizycznych, jak i kadry menedżerskiej. Jedynym wyjątkiem są szczególne przypadki regulowane odrębnymi przepisami, dotyczące na przykład zadaniowego czasu pracy z określonymi ograniczeniami. Nawet w tych sytuacjach pracodawca zachowuje obowiązek prowadzenia podstawowej dokumentacji pracowniczej, choć w zmodyfikowanym zakresie.

System musi archiwizować dane przez wymagany przepisami okres, zapewniając ich dostępność podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Zabezpieczenie informacji zgodnie z rozporządzeniem RODO stanowi kolejny istotny wymóg prawny, któremu musi sprostać każdy system ewidencji.

Nowoczesne oprogramowanie do ewidencji czasu pracy musi gwarantować precyzyjną rejestrację momentu rozpoczęcia i zakończenia wykonywania obowiązków. Najbardziej funkcjonalne systemy oferują wiele metod logowania – od aplikacji mobilnych, przez przeglądarki internetowe, aż po kody QR czy czytniki zbliżeniowe. Taka różnorodność pozwala pracownikom wygodnie rejestrować czas pracy niezależnie od tego, czy znajdują się w biurze, czy pracują zdalnie.

Oprócz tego program powinien automatycznie generować karty ewidencji zgodne z wymogami prawnymi, zawierające informacje o przepracowanych godzinach, dniach wolnych, dyżurach i urlopach. Dzięki temu przygotowanie dokumentacji na wypadek kontroli staje się proste, a dane można łatwo wyeksportować do formatów PDF lub Excel. Systemy chmurowe dodatkowo zapewniają bezpieczne przechowywanie historii pracy przez wymagany prawem okres. To jednak nie wszystko:

• ważnym elementem nowoczesnych systemów są moduły zarządzania personelem, takie jak elektroniczne wnioski urlopowe. Pracownicy mogą składać je online, a menedżerowie zatwierdzać jednym kliknięciem, co automatycznie aktualizuje grafik pracy. Najlepsze narzędzia potrafią samodzielnie układać harmonogramy, uwzględniając normy czasu pracy, limity etatów oraz indywidualne preferencje zatrudnionych. Zmiany są widoczne dla całego zespołu w czasie rzeczywistym, co usprawnia komunikację i eliminuje nieporozumienia;
• niezbędnym aspektem jest integracja z systemami kadrowo-płacowymi. Automatyczny transfer danych o czasie pracy eliminuje błędy kalkulacyjne i przyspiesza naliczanie wynagrodzeń oraz fakturowanie usług. Systemy takie jak inEwi integrują się z popularnym polskim oprogramowaniem, zapewniając spójność danych w całej firmie;
• w dobie pracy hybrydowej liczy się dostępność. Aplikacje na smartfony umożliwiają rejestrację czasu z dowolnego miejsca, a funkcje takie jak geolokalizacja czy rozpoznawanie twarzy zwiększają wiarygodność danych. Wersje webowe działające offline gwarantują ciągłość ewidencji nawet przy problemach z internetem.

Oprócz szerokiej funkcjonalności program do ewidencji czasu pracy musi być prosty do wdrożenia, a oprócz tego intuicyjny w obsłudze. Pracownicy oraz menedżerowie muszą sprawnie poruszać się w interfejsie bez konieczności długich szkoleń. Im mniej czasu zajmuje poznanie funkcji, tym szybciej organizacja odczuje korzyści z automatyzacji procesów kadrowych.​

Skalowalność oprogramowania gwarantuje, że system będzie odpowiadać potrzebom firmy w miarę jej rozwoju. Małe przedsiębiorstwa nie wymagają tak rozbudowanych rozwiązań, jak korporacje, jednak warto wybierać narzędzia z możliwością rozbudowy o dodatkowe moduły. Dostępność wsparcia technicznego w języku polskim oraz lokalizacja serwerów w Unii Europejskiej ułatwia spełnienie wymogów ochrony danych osobowych.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy analogowymi metodami to dosyć żmudne zadanie. Dlatego warto wdrożyć na przykład inEwi. Prawidłowo prowadzona dokumentacja to sposób na uniknięcie kar finansowych, a te mogą być wysokie.

Nieprowadzenie lub niewłaściwe prowadzenie ewidencji czasu pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Za takie uchybienie pracodawca może zostać ukarany grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Kary te nakładane są przez Państwową Inspekcję Pracy podczas kontroli przedsiębiorstwa. Wysokość sankcji finansowej zależy od skali i charakteru naruszenia przepisów. Fałszowanie ewidencji lub odmowa jej udostępnienia pracownikowi skutkują surowszymi konsekwencjami. Brak prawidłowej dokumentacji utrudnia również rozliczenia z pracownikami oraz przygotowanie list płac, co generuje dodatkowe problemy organizacyjne w firmie. Dlatego, zamiast ryzykować, lepiej wprowadzić cyfrowe rozwiązania, które usprawnią ten proces.

(Artykuł sponsorowany)