List z urzędu już nie na papierze. e-Doręczenia zmieniają zasady kontaktu z administracją

Rok 2026 przyniósł realną zmianę w sposobie komunikacji obywateli i firm z administracją publiczną. Od stycznia e-Doręczenia stały się podstawowym kanałem doręczania pism urzędowych, co w praktyce oznacza stopniowe odchodzenie od papierowych listów i tradycyjnych awiz. System, obsługiwany przez Pocztę Polską, wchodzi w nowy etap rozwoju i obejmuje coraz szersze grono użytkowników.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami większość urzędów ma obecnie obowiązek doręczać korespondencję w pierwszej kolejności przez system e-Doręczeń. Dotyczy to zarówno kontaktów z przedsiębiorcami, jak i z obywatelami posiadającymi adres doręczeń elektronicznych (ADE). Tradycyjna forma papierowa pozostaje dostępna jedynie dla osób, które nie korzystają jeszcze z cyfrowej skrzynki - w takich przypadkach Poczta Polska realizuje doręczenia w formie hybrydowej, drukując listy i przekazując je listonoszom.

Skala systemu dynamicznie rośnie. Obecnie funkcjonuje już blisko 2,3 mln skrzynek odbiorczych, a za ich pośrednictwem nadano niemal 46 mln przesyłek, w tym ponad 15 mln w pełni cyfrowych listów. Nowy etap wdrożenia oznacza dalsze ograniczanie papierowej korespondencji i symboliczny koniec awiza w dotychczasowej formie.

Jak podkreśla Paweł Raczyński, dyrektor Departamentu Transformacji Cyfrowej Poczty Polskiej, celem na kolejne lata jest upowszechnienie e-Doręczeń także wśród osób prywatnych. Docelowo system ma obsługiwać nawet 20 mln użytkowników, którzy skorzystają z szybkości, bezpieczeństwa i wygody cyfrowej komunikacji.

Ponieważ e-Doręczenia stają się podstawowym kanałem kontaktu z urzędami, posiadanie adresu ADE jest kluczowe dla osób składających pisma lub wnioski drogą elektroniczną. Proces rejestracji jest prosty i zajmuje tylko kilka minut. Wystarczy wejść na stronę edoreczenia.gov.pl, zalogować się profilem zaufanym lub przez aplikację mObywatel, wypełnić formularz, podać adres e-mail i potwierdzić aktywację skrzynki.

Po zakończeniu rejestracji użytkownik może odbierać i wysyłać cyfrowe listy m.in. do urzędu gminy, ZUS, urzędu skarbowego, notariusza czy adwokata - bez kolejek, kosztów i oczekiwania na listonosza.

Jedną z największych zalet e-Doręczeń jest natychmiastowe doręczenie korespondencji urzędowej oraz brak opłat dla obywatela. Każda przesyłka posiada potwierdzenie nadania i odbioru, a informacje o nowej korespondencji trafiają bezpośrednio na adres e-mail. Oznacza to koniec wizyt na poczcie w celu odbioru listu poleconego.

Poczta Polska rozwija również usługę e-Polecony, przeznaczoną do korespondencji pomiędzy podmiotami niepublicznymi, np. firmami i osobami prywatnymi. To cyfrowy odpowiednik tradycyjnego listu poleconego, dostępny w dowolnym miejscu i czasie. Na platformie ePoczta-polska.pl można kupić pakiety e-Poleconych nawet po 2 zł za sztukę, a także skorzystać z dodatkowych usług, takich jak kwalifikowany podpis elektroniczny, pieczęć cyfrowa czy certyfikat SSL.

Mimo cyfryzacji system nie wyklucza osób, które nie korzystają z internetu. Dla nich funkcjonuje usługa hybrydowa - przesyłki nadane elektronicznie są drukowane w bezpiecznych ośrodkach Poczty Polskiej i doręczane w tradycyjnej formie. To rozwiązanie przejściowe, które zapewnia ciągłość komunikacji w okresie transformacji.

Rozszerzenie systemu e-Doręczeń było poprzedzone intensywnymi przygotowaniami. Poczta Polska, we współpracy z ministerstwami i Centralnym Ośrodkiem Informatyki, przeprowadziła liczne testy i uprościła integrację systemową dla instytucji. Jak zapewnia Kinga Dobrzyń, dyrektorka Biura Analiz i Cyfryzacji Procesów, infrastruktura jest gotowa na obsługę rosnącej liczby użytkowników, a ewentualne trudności będą na bieżąco rozwiązywane.

Cyfrowa korespondencja przestaje być dodatkiem, a staje się codziennością. Dla wielu obywateli i firm to nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy, ale też wyraźny sygnał, że administracja publiczna na dobre weszła w erę cyfrową.

(PW)