Pełnomocnictwo w ZUS - jak je ustanowić i odwołać? Ważne informacje dla przedsiębiorców

Przedsiębiorca nie musi osobiście załatwiać wszystkich spraw w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Może do tego upoważnić inną osobę, na przykład księgową, członka rodziny czy nawet pracownika firmy. Aby upoważnić kogoś do reprezentowania firmy w ZUS, należy złożyć formularz ZUS PEL. W tym dokumencie określa się zakres pełnomocnictwa, czyli do jakich konkretnie czynności dana osoba jest upoważniona (np. składanie dokumentów, odbieranie korespondencji, uzyskiwanie informacji). Bardzo ważne jest regularne aktualizowanie pełnomocnictw, zwłaszcza w przypadku zmian kadrowych. Jeśli pełnomocnictwo nie zostanie cofnięte po zakończeniu współpracy z daną osobą (np. księgową, która odeszła z pracy), nadal będzie ona miała dostęp do poufnych informacji firmy i możliwość wykonywania czynności w imieniu przedsiębiorstwa. Może to prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak nieautoryzowany dostęp do danych, składanie błędnych dokumentów czy nawet działania na szkodę firmy. Pełnomocnictwo można odwołać również za pomocą formularza ZUS PEL, wskazując w nim rezygnację z wcześniejszego upoważnienia. Można to zrobić w dowolnym momencie. To na przedsiębiorcy spoczywa odpowiedzialność za prawidłowe zarządzanie pełnomocnictwami i zapewnienie bezpieczeństwa danych firmy.

Przedsiębiorca ma możliwość upoważnienia innej osoby do reprezentowania go w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Najczęściej jest to księgowa, ale może to być również inna zaufana osoba.

Jeśli zdecydujesz się na nieograniczone pełnomocnictwo (czyli nie zaznaczysz w formularzu ZUS PEL żadnych konkretnych ograniczeń), upoważniona osoba uzyska dostęp do wszystkich danych płatnika składek dostępnych w systemach ZUS i na PUE/eZUS. W praktyce oznacza to:

• wgląd w rozliczenia z ZUS: dostęp do wszystkich deklaracji rozliczeniowych, historii wpłat i sald;
• dostęp do całej korespondencji na PUE / eZUS: możliwość odczytywania wszystkich wiadomości, decyzji i pism od ZUS;
• dostęp do szczegółów zwolnień lekarskich (e-ZLA): pełny wgląd w dane dotyczące zwolnień lekarskich pracowników, w tym ich dane osobowe i powody nieobecności;
• dostęp do danych osobowych pracowników i zleceniobiorców zgłoszonych do ubezpieczeń;
• możliwość składania wszelkich wniosków: pełnomocnik może składać w twoim imieniu każdy typ wniosku dostępny w ZUS.

Dostęp do roli płatnika może mieć wiele osób. Profil płatnika może udostępnić zarówno przedsiębiorca, jak i jego pełnomocnik. Dlatego po zakończeniu współpracy warto pamiętać o cofnięciu pełnomocnictwa. Niestety, wielu przedsiębiorców o tym zapomina, przez co dostęp zachowują osoby z biur rachunkowych, z którymi firma już dawno nie współpracuje.

Przedsiębiorca może sprawdzić, kogo upoważnił do kontaktu z ZUS, na dwa sposoby:

• online (PUE / eZUS) - informacje o udzielonych pełnomocnictwach są dostępne w zakładce "Ustawienia" na Platformie Usług Elektronicznych ZUS, znanej również jako eZUS;
• osobiście - pełnomocnictwa można zweryfikować podczas wizyty w dowolnej placówce ZUS.

Najprostszym sposobem na odwołanie pełnomocnictwa jest użycie formularza PEL-O. Możesz go przekazać do ZUS na dwa sposoby:

wersja papierowa: wypełniony i podpisany formularz możesz złożyć osobiście w placówce ZUS lub wysłać pocztą;
przez PUE / eZUS.

Jeśli pełnomocnictwa udzieliła spółka, która ma wielu przedstawicieli, do formularza PEL-O należy dołączyć formularz PEL-Z. Ten dodatkowy formularz musi zawierać podpisy wszystkich przedstawicieli spółki.

Aby ustanowić pełnomocnika, najłatwiej użyć formularza PEL, dostępnego na stronie ZUS lub w PUE / eZUS.

Wersję papierową można wysłać pocztą lub złożyć osobiście. Wersję elektroniczną można podpisać: profilem zaufanym, e-dowodem (podpis osobisty), kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Ważne: jeżeli pełnomocnik odbiera pocztę np. w biurze rachunkowym, należy jako adres do korespondencji podać siedzibę tego biura. Inaczej listy będą trafiać do jego domu.

(PW)