Klient nie zapłacił faktury - co robić?

Wielu przedsiębiorców prędzej czy później zetknie się z problemem niezapłaconych faktur. Choć na początku może wydawać się to zwykłym przeoczeniem lub chwilowym brakiem płynności po stronie kontrahenta, kolejne tygodnie mijają, a na koncie nadal nie pojawia się należność. Co wtedy? Czy warto czekać, licząc na dobrą wolę dłużnika, czy lepiej od razu podjąć działania? A jeśli tak - to jakie?

Pierwsza reakcja na brak płatności to zazwyczaj kontakt z dłużnikiem. Telefon, przypomnienie e-mailowe lub oficjalne wezwanie do zapłaty - każdy z tych kroków może przynieść skutek, o ile po drugiej stronie znajduje się kontrahent, który rzeczywiście chce rozliczyć swoje zobowiązanie. Zdarza się, że brak przelewu wynika ze zwykłego przeoczenia, problemów z księgowością lub przejściowych trudności finansowych. W takich przypadkach spokojna rozmowa i ustalenie nowego terminu płatności mogą okazać się wystarczające, a relacja biznesowa zostaje zachowana.

Gorzej, gdy dłużnik zaczyna unikać kontaktu. Przestaje odbierać telefony, nie odpowiada na wiadomości, a jego firma - przynajmniej na pierwszy rzut oka - funkcjonuje jak dotychczas. Czasami deklaruje, że zapłaci „za kilka dni”, ale termin ten nigdy nie nadchodzi, a kolejne próby skontaktowania się z nim kończą się milczeniem. To moment, w którym trzeba przejść do bardziej zdecydowanych działań, bo im dłużej zwleka się z dochodzeniem należności, tym większe prawdopodobieństwo, że pieniądze przepadną.

Kiedy polubowne próby nie wystarczają

Niektórzy dłużnicy celowo odwlekają płatności, licząc na to, że wierzyciel w końcu się podda. Wiele firm nie podejmuje dalszych kroków, obawiając się kosztów sądowych lub po prostu z racji braku czasu na zajmowanie się windykacją. To ogromny błąd, bo im dłużej zwleka się z dochodzeniem należności, tym mniejsze są szanse na jej odzyskanie.

Kancelarie zajmujące się windykacją często podkreślają, że czas działa na korzyść dłużnika. Jeśli sprawa trafia do sądu po roku lub dwóch, może okazać się, że kontrahent zdążył już ogłosić upadłość, przekształcić firmę w inną spółkę lub tak sprytnie rozporządzić majątkiem, że odzyskanie pieniędzy staje się niemal niemożliwe. Dlatego nie warto odkładać podjęcia działań, szczególnie gdy dłużnik unika kontaktu lub stosuje typowe uniki, takie jak deklaracje o „nieoczekiwanych problemach finansowych” czy zapewnienia o rychłej spłacie, które nigdy się nie materializują.

Windykacja sądowa - krok, którego nie warto się bać

Gdy miękka windykacja nie przynosi efektu, kolejnym krokiem jest skierowanie sprawy na drogę sądową. Wbrew obawom wielu przedsiębiorców, postępowanie nie musi ciągnąć się latami - w przypadku jednoznacznych dowodów na istnienie długu sąd może wydać nakaz zapłaty w trybie uproszczonym. Jeśli dłużnik nie wniesie sprzeciwu, nakaz staje się tytułem egzekucyjnym i można skierować sprawę do komornika.

Wielu przedsiębiorców obawia się kosztów takiego postępowania, ale warto pamiętać, że opłaty sądowe mogą być niewielkie w porównaniu do wartości długu, a w przypadku skutecznej egzekucji zostają przeniesione na dłużnika. Na tym etapie warto skorzystać z pomocy kancelarii prawnej, która specjalizuje się w windykacji. Doświadczeni prawnicy wiedzą, jak prowadzić postępowanie tak, by zwiększyć szanse na odzyskanie długu - od sporządzenia skutecznego wezwania do zapłaty po reprezentację przed sądem i komornikiem.

W Białymstoku tego typu sprawami zajmuje się m.in. Kancelaria Wynimko, która prowadzi windykację należności zarówno na etapie przedsądowym, jak i w ramach postępowania egzekucyjnego.

Jak uniknąć problemów w przyszłości?

Choć skuteczna windykacja pozwala odzyskać dług, najlepiej jest w ogóle nie dopuszczać do sytuacji, w której konieczne staje się jej stosowanie. Dlatego warto już na etapie zawierania umowy zabezpieczyć się przed nierzetelnymi kontrahentami.

Podstawową kwestią jest dokładna weryfikacja klienta przed nawiązaniem współpracy. Można to zrobić, sprawdzając go w rejestrach dłużników, analizując opinie w branży czy nawet żądając referencji od innych firm, z którymi współpracował. Jeśli kontrahent nie jest skłonny przedstawić podstawowych informacji na temat swojej kondycji finansowej, można traktować to jako sygnał ostrzegawczy.

Dobrym zabezpieczeniem są również zaliczki lub system płatności ratalnych, który zmniejsza ryzyko dużej straty w przypadku problemów z płatnością. Warto także precyzyjnie formułować umowy - zawierając w nich klauzule dotyczące terminów płatności, kar za zwłokę czy obowiązku informowania o trudnościach finansowych.

Gdy jednak faktura pozostaje niezapłacona, nie warto biernie czekać. Szybka reakcja zwiększa szanse na odzyskanie pieniędzy, a w razie potrzeby profesjonalna pomoc prawna pozwala skutecznie dochodzić należności. W biznesie liczy się płynność finansowa - a ta zależy nie tylko od tego, ile faktur wystawisz, ale przede wszystkim od tego, ile z nich zostanie faktycznie opłaconych.

Artykuł sponsorowany